Finify helpt ondernemers hun Europese btw-aangiftes snel, correct en zonder gedoe te doen. Samen met het JADS MKB Datalab zette het jonge bedrijf een belangrijke stap: van een zwaar Excel bestand naar een schaalbare en gebruiksvriendelijke softwaretool. Oprichters Jasper Arnou en Jules Van Hoef vertellen hoe het idee ontstond, waarom ze bij JADS aanklopten en wat student Martijn Sips voor de ontwikkeling van Finify betekende.
Een idee dat ontstond uit frustratie
Het idee voor Finify kwam voort uit de praktijk. Jasper vertelt:
“Ik kom uit de buurt van Tilburg en heb in Breda Finance & Control gestudeerd. Mijn eerste baan was ook in de financiële sector, maar al snel stapte ik over naar Sales voor wat meer dynamiek. Ik zat vervolgens drie jaar goed bij VodafoneZiggo, tot mijn zus Ingrid me begin 2020 vertelde dat haar bedrijf in yogamatten veel potentie liet zien. Ik begon haar administratief te ondersteunen, en toen we kansen in het buitenland zagen, bood ze me de mogelijkheid om in te stappen.”
Die internationale groei bracht nieuwe uitdagingen met zich mee. “Elke keer dat we een land toevoegden, werd de btw-administratie ingewikkelder. In Nederland doe je één aangifte, maar zodra je sales en/of voorraad in het buitenland hebt, moet je daar ook btw afdragen. Op een gegeven moment deden we meer dan tien verschillende aangiftes in zes verschillende landen. Ik vond geen tool die hier goed bij kon ondersteunen, dus besloot ik het zelf op te lossen in Excel.”
Jules, met een achtergrond in marketing en ervaring in softwareontwikkeling, raakte al snel betrokken. “Jasper en ik kenden elkaar al langer via zijn bedrijf FLXBL Yoga. Toen hij me vertelde over zijn tool, zag ik meteen het potentieel. Hij had iets gebouwd dat een bestaand probleem echt oploste, maar het was nog niet schaalbaar. Ik zag direct de waarde van wat hij had gemaakt. We besloten er samen voor te gaan en vorig jaar zijn we officieel gestart met de BV.”
Btw-puzzel voor bedrijven in heel Europa
Finify berekent Europese btw-aangiftes en toont ze in één overzicht. De tool ondersteunt onder meer de One Stop Shop (OSS)-aangifte, de opgaaf Intracommunautaire Prestaties (ICP) en lokale aangiftes in andere EU-landen.
“Bedrijven herkennen dit probleem meteen,” zegt Jasper. “Bijna iedereen die via Amazon, Shopify of Bol.com verkoopt, krijgt ermee te maken. Zodra je verkopen in andere landen hebt, of daar voorraad plaatst, moet je lokale btw afdragen. Het opstellen van de aangiftes is complex én risicovol. Per verkoop moet worden bepaald wie verantwoordelijk is, welk tarief geldt en in welke aangifte de transactie thuishoort. Talloze factoren spelen hierbij een rol en fouten richting de Belastingdienst wil je koste wat het kost voorkomen.”
Jules vult aan: “De regels zijn voor kleine en grote bedrijven nagenoeg hetzelfde. Een klein bedrijf kan het nog handmatig doen, maar zodra je duizenden transacties per kwartaal verwerkt, is automatisering de enige optie. Dat is precies waar Finify voor wordt ontwikkeld.”
De samenwerking met JADS
Toen de Excel-versie van Finify de grenzen bereikte, zochten Jasper en Jules een manier om hun idee technisch op te schalen. “Ik kon niet programmeren,” vertelt Jasper. “Ik had alles in Excel gebouwd, maar bij grote datasets liep het vast. Sommige klanten leverden bestanden met honderdduizenden transacties. Dat kon gewoon niet meer. We moesten overstappen op krachtige, schaalbare software.”
Jules kende JADS al uit de beginperiode van het MKB Datalab. “Het was een logische stap. Dit was een interessant softwareproject, maar met veel potentieel voor toekomstige datacases. De basis die hier is gelegd, maakt toekomstige datavraagstukken en modellering juist goed mogelijk. Studenten van JADS kijken met een frisse blik. Ze zijn niet vastgeroest in vaste werkwijzen en brengen nieuwe inzichten mee. Dat sprak ons aan.”
Zo kwam Martijn Sips in beeld, student van zowel Tilburg University als de Technische Universiteit Eindhoven. Hij volgt de Master Business Analytics and Operations Research aan Tilburg University en de Master Data Science and Artificial Intelligence aan de TU/e
“Virgil van het Datalab belde me,” vertelt Martijn. “Hij zei: dit project vraagt om structuur en inzicht, dat past goed bij jou. Het paste goed bij me, omdat ik dankzij eerdere ervaring binnen het Datalab de context en aanpak snel kon begrijpen. Toen ik hoorde dat het om een Excel-tool ging die vastliep bij grote datasets, wist ik dat hier veel te winnen viel.”
Een nieuwe technische basis
Martijn begon met het analyseren van Jaspers Excel-tool. “Het probleem was dat elk e-commerceplatform zijn eigen datastructuur had,” legt hij uit. “Amazon, Bol.com, Shopify… allemaal met een andere data-export (andere kolommen en structuren) waardoor de logica, dus de regels en formules, per platform anders moest worden toegepast. Jasper had dat in Excel opgelost, maar het bestand was zwaar en traag. Mijn taak was om die logica om te zetten in iets dat snel en schaalbaar werkt.”
Hij ontwikkelde samen met Finify een modulaire Python-applicatie met een engine waarop losse plug-ins kunnen worden aangesloten. “Voor elk platform hebben we een aparte plug-in met de juiste logica,” zegt Martijn. “Als er iets wijzigt, pas je alleen dat onderdeel aan. Zo blijft het geheel overzichtelijk en flexibel.”
Jasper is enthousiast over het resultaat: “We konden snel schakelen. Als een klant nu zegt: ik verkoop ook via een nieuw platform, kunnen we dat eenvoudig toevoegen. En doordat we direct in het Nederlands konden communiceren, ging het proces soepel.”
Het verschil met vroeger is groot. “Wat eerst uren duurde, is nu in minuten klaar,” zegt Jules. “De efficiëntie is gigantisch. Geen vastlopende bestanden meer, maar een stabiel systeem dat altijd werkt en makkelijk te onderhouden en uit te breiden is.”
Leren door te doen
De samenwerking verliep intensief, maar in goede sfeer. “Martijn was zó enthousiast dat hij soms op zaterdagavond nog zat te werken,” vertelt Jasper lachend.
Martijn: “Ik had wel ervaring met Python, maar nog nooit echt software ontwikkeld. In mijn studie werk ik vooral in losse notebooks, niet aan volledige applicaties. Dit was de eerste keer dat ik iets bouwde dat een bedrijf ook écht direct kan gebruiken. Ik heb geleerd hoe je modulair ontwerpt en schaalbaarheid inbouwt. Hoewel ik al gewend was om met klanten samen te werken, hielp die ervaring me om de behoeften van de gebruiker snel te vertalen naar functionaliteit. Dat maakte het makkelijker om de stap naar applicatieontwikkeling te zetten.”
Jules vult aan: “Dat maakt deze samenwerking zo sterk. Je haalt frisse kennis binnen, maar het blijft persoonlijk en flexibel. Martijn dacht mee, stelde de juiste vragen en hield het tempo hoog. Dat werkte geweldig.”
Ook Jasper leerde veel. “Ik heb nu een veel beter beeld van softwareontwikkeling & data science. In het begin was dat voor mij een black box, maar door het samenwerken snap ik nu wat er technisch gebeurt. Dat is waardevol voor de toekomst.”
De volgende groeifase
De samenwerking leverde Finify niet alleen tijdwinst op, maar ook een stevig fundament voor verdere groei. “Het fundament staat,” zegt Jasper. “De volgende stap is om salesdata automatisch op te halen via API’s en om de klant een duidelijke interface te bieden.”
Daarnaast kijkt Finify naar toepassingen met kunstmatige intelligentie. Jules: “We hebben twee AI-ideeën, waarvan er één echt innovatief is. Dat wordt de volgende fase.”
De ambities reiken verder dan Nederland. “De helft van onze klanten zijn boekhouders, accountants en fiscalisten,” zegt Jasper. “Zij werken voor meerdere e-commerceklanten tegelijk. Als de basis goed staat, willen we uitbreiden naar andere landen. Met automatische vertalingen kan Finify straks in zes of zeven talen worden gebruikt. Uiteindelijk willen we dé Europese standaard worden voor btw-rapportage.”
Een samenwerking die smaakt naar meer
De samenwerking met JADS smaakte naar meer. “We hebben nu ook twee studenten die stage lopen op sales,” vertelt Jasper. “Dat komt rechtstreeks voort uit dit traject. Bij start-ups kun je snel schakelen, en dat maakt het leuk en dynamisch.”
Jules besluit: “Dit project laat zien hoe krachtig de samenwerking tussen start-ups en het MKB Datalab kan zijn. Je krijgt nieuwe energie, actuele kennis en frisse ideeën. Dat werkt voor iedereen.”
Ook samenwerken met het MKB Datalab?
Wil jouw organisatie, net als Finify, ontdekken wat data en AI kunnen betekenen voor je bedrijfsvoering?
Het JADS MKB Datalab helpt mkb’ers met praktische datavraagstukken en zet studenten in om data om te zetten in concrete waarde. Neem contact met ons op!