Data uitvraag versimpelen voor sneller inzicht in dashboard

De Technische Universiteit Eindhoven is met jaarlijks ruim 12.000 studenten en bijna 4.000 medewerkers niet echt MKB te noemen. Toch zijn er bij haar ook uitdagingen te vinden die herkenbaar zijn voor het MKB. De HR afdeling is namelijk druk bezig om voor alle verschillende faculteiten de vacatures in kaart te brengen. Echter is het juist omdat de TU/e zo groot is, soms lastig om dit gecentraliseerd uit te vragen en te zorgen dat de data door iedereen juist wordt opgeslagen. Meerdere malen op de vingers tikken en controleren of dit proces juist gebeurd is arbeidsintensief. Daarom hebben we samen toegewerkt naar een tool in de bestaande Sharepoint omgeving welke de data uitvraag versimpelt waardoor de vacature informatie ook makkelijk gevisualiseerd kan worden in een PowerBI dashboard. Hiermee duurt een analyse van de data maar een half uurtje in plaats van een paar werkdagen.

Use Case

Voor veel bedrijven begint Data Science bij de basis, oftewel bij het correct verzamelen van de data. Dit geldt niet alleen voor het MKB, maar ook voor grotere organisaties. Ondanks dat de TU/e een grote organisatie is én technisch, zijn er nog steeds veel zaken die beter geregistreerd kunnen worden. Zo ook voor de afdeling HR waar de vacatureinformatie van de 9 faculteiten verzameld wordt. Dit werd uitgevraagd middels een Excel template en één persoon binnen de HR afdeling bundelde deze informatie tot een algemeen overzicht. Echter kost het veel tijd om deze informatiebronnen samen te voegen, is het niet een stabiele manier van informatie verzamelen en is het daarnaast ook nog foutgevoelig. Ook zijn er met ingang van het nieuwe jaar formules die niet meer naar behoren functioneren. 

De wens vanuit de TU/e is een tool in de bestaande Microsoft omgeving welke het mogelijk maakt voor de verschillende faculteiten om makkelijk de juiste data in te voeren. Verder ligt er ook de vraag om de analyse van deze data te automatiseren. Deze analyse gebeurt nu 4x per jaar handmatig door één medewerker van de HR afdeling. Het is een tijdrovende klus welke op een efficiëntere manier kan worden uitgevoerd door bijvoorbeeld gebruik te maken van een dashboard. 

DATA VOLWASSENHEID

Verzamelaar

WAT VINDT DE ONDERNEMER?

4.5/5
SECTOR

Onderwijs

Onze Oplossing

Uiteindelijk hebben we voor de TU/e in de omgeving van Microsoft in twee stappen toegewerkt naar een automatische analyse:

1. Centraal uitvragen van de data

De bestaande Excel template werkte niet meer naar behoren doordat bepaalde macro's het niet meer deden. Daarnaast zorgt een Excel template er ook voor dat de personen die het document invullen, deze ook kunnen wijzigen en zijn ze niet beperkt tot een bepaald format. Als oplossing hebben we in Microsoft List een soort vragenlijst gemaakt welke ook in de Microsoft Teams omgeving geimplementeerd kon worden. Hierdoor is de voorkant van de uitvraag gestandaardiseerd en kunnen er minder fouten worden gemaakt. Ook is de data nu in één oogopslag voor iedereen terug te vinden.

2. Data visualiseren in PowerBI

Nadat de data is opgeschoond, centraal is opgeslagen en automatisch wordt uitgevraagd, kan worden begonnen aan de tweede stap. Hierin is het doel om de standaard analyse te automatiseren. Aangezien alles in de Microsoft omgeving is opgeslagen, is het een logische stap om ook de Microsoft dashboarding tool te gebruiken, PowerBI. Hierdoor kan er een makkelijke koppeling worden gemaakt en is het nu mogelijk om met één druk op de knop informatie te verkrijgen over hoeveel vacatures er voor komend jaar worden verwacht, hoeveel vacatures er uiteindelijk zijn opengezet en hoeveel van deze vacatures zijn opgevuld. Daarnaast is het mogelijk voor deze informatie om te filteren op afdeling, jaartal, geslacht, faculteit, etc.

Door één aanbieder te kiezen vergemakkelijk je het process

Zowel Microsoft als Google bieden verschillende pakketten, tools, en software aan om vrijwel alles binnen je organisatie te regelen. Het kiezen van één van deze aanbieders heeft het proces vergemakkelijkt doordat het relatief simpel was om de connectie te leggen tussen de data in Microsoft List en de visualisaties in PowerBI.

Benieuwd wat we met jouw
data kunnen doen?

Scroll naar top