Sneller en makkelijker offertes maken voor een specialist in bouwmaatwerk
Een specialist in bouwmaatwerk in Nederland, actief in hoogwaardige oplossingen voor de bouwsector, wilde de efficiëntie van hun offerteproces verbeteren. In samenwerking met MKB Datalab en een betrokken student zijn in meerdere stappen slimme automatiseringen gerealiseerd die tijd besparen en fouten minimaliseren. n.
De uitdaging
De organisatie had te maken met een arbeidsintensief en foutgevoelig proces voor het opstellen van offertes. Ondanks eerdere stappen in digitalisering kostte het samenvoegen van complexe Excel-data en het handmatig opstellen van offertes in Word medewerkers vaak nog uren per aanvraag. De wens was om dit proces verder te automatiseren, zodat sneller, nauwkeuriger en met minder inspanning offertes konden worden uitgebracht.
Wat we deden
De automatisering werd gerealiseerd via vier projecten:
1. Proof-of-concept: automatisering van basisgegevens: In de eerste fase werd een Python-script ontwikkeld dat automatisch gegevens uit Excel haalt en deze invult in Word-sjablonen. Met behulp van libraries zoals Openpyxl en DocxTemplate werd aangetoond dat een volledig geautomatiseerd offertetraject technisch haalbaar was.
2. Uitbreiding van functionaliteiten: In het tweede project breidden we het script uit om meerdere onderdelen van de Excel-bestanden te verwerken. Verschillende Word-sjablonen werden automatisch samengevoegd tot een complete offerte.
3. Optimalisatie en validatie in de praktijk: De derde fase richtte zich op het optimaliseren van het script voor alle typen Excel-bestanden, inclusief uitzonderlijke berekeningen en projectvariaties.
4. Focus op details: In het laatste project lag de focus op de verdere verfijning van de offertes, met meer aandacht voor een professionele en aantrekkelijke opmaak en lay-out. Zo wordt het proces niet alleen sneller, maar ook visueel sterker.
Wat n we
Het resultaat
Dankzij de automatisering beschikt de specialist in bouwmaatwerk nu over een robuust Python-script dat het offerteproces reduceert van uren naar enkele minuten. Medewerkers selecteren simpelweg het juiste Excel-bestand, waarna het systeem automatisch een complete en foutloze offerte genereert.
Voordelen: Tijdswinst: Offertes zijn nu in een fractie van de oorspronkelijke tijd klaar. Efficiëntie: Medewerkers kunnen zich focussen op klantcontact en projectbegeleiding. Concurrentievoordeel: Snellere levering van offertes versterkt de marktpositie.
Toekomstige stappen
Het bedrijf zal zich vooral focussen op het daadwerkelijk gebruiken van de tool, het identificeren van mogelijke verbeterpunten, maar voornamelijk het opnemen in het standaard werkproces.
Wat zegt onze klant
Waarom samenwerken met het MKB Datalab?
Kennis
Werk samen met getalenteerde Master studenten en krijg toegang tot de nieuwste kennis van JADS, TU/e en Tilburg University.
Maatwerk
Oplossingen afgestemd op
jouw ambities en doelen.
Not for profit
Eerlijk, open en oprecht advies.
Toegankelijk
Hoogwaardige oplossingen met directe waarde tegen betaalbare tarieven.
Sneller en makkelijker offertes maken voor een specialist in bouwmaatwerk
Dankzij een slimme datastructuur en centrale opslag in BigQuery haalt AcademicTransfer nu meer uit vacature- en gebruikersdata, met snellere en flexibelere analyses als resultaat.
Lees verder
Geautomatiseerde rapportages: Kortels’ data-integratie met PowerBI
Met PowerBI-dashboards automatiseerde Kortels rapportages, bespaarde tijd en kreeg direct betrouwbare inzichten.
Lees verder
AI-Gestuurde Risicoanalyse: Veiligheidsregio Brabant
Een student gebruikte RAG om risicoanalyses bij de Veiligheidsregio sneller en veiliger te maken.
Lees verder
Serverkastbeheer optimalisatie met data-analyse
MKB Datalab hielp Minkels met data-analyse om levering, voorraad en assemblage te optimaliseren.
Lees verder
Innovatieve borstkankerscreening met data-analyse
MKB Datalab ondersteunde Stichting Yvya met wetenschappelijke onderbouwing en een neuraal netwerk om een innovatieve borstkankerscreeningsmethode voor jonge vrouwen te valideren.
Lees verder
Versnelt verkoopproces met NLP-tool
Een NLP-tool haalt automatisch producteigenschappen uit tekst, waardoor MEG’s salesproces sneller en efficiënter verloopt.
Lees verder
DAS Rechtsbijstand automatiseert documentcodering met NLP
Een NLP-model helpt DAS Rechtsbijstand bij het automatisch coderen van juridische documenten, waardoor het proces sneller en efficiënter verloopt.
Lees verder
Aquacare verbetert klant- en verkoopinzicht met dashboards
Aquacare implementeerde dashboards voor efficiënter klant- en verkoopinzicht met gepersonaliseerde en managementoverzichten.
Lees verder